Integritetspolicy.
INTRODUKTION.
Safestep (GRP Anti-Slip Sweden AB), org nr 556866-7603, respekterar och värnar om integriteten hos varje enskild individ vars personuppgifter vi behandlar som en del av tillhandahållandet av våra produkter och tjänster.
Vi samlar inte in mer personuppgifter än vi behöver, vi använder inte uppgifterna till något annat än vad syftet var när uppgifterna samlades in och vi lagrar heller inte uppgifterna längre än nödvändigt.
Safestep vidtar nödvändiga åtgärder för att säkra de data vi behandlar/förvaltar och för att se till att inte obehöriga får tillgång till dessa. Dataskydd är en prioriterad fråga för Safestep och ansvaret för dataskyddsfrågor ligger därför hos Safestep ledning.
Den här integritetspolicyn beskriver vilka personuppgifter vi samlar in, hur och varför vi gör det, hur du kan påverka dem samt hur vi håller dem säkra.
PARTER OCH ANSVAR FÖR BEHANDLING AV PERSONUPPGIFTER.
Safestep, org nr 556866-7603, Vattholmavägen 16, 754 19 Uppsala, bedriver försäljning och montering av halkskydd, glasfiber, skyddsprodukter och produkter inom tillgänglighet. Safestep är personuppgiftsansvarig för behandlingen av personuppgifter för kontaktpersoner hos våra leverantörer/ samarbetspartners. Vissa personuppgifter lagras av Safestep, i andra fall lagras uppgifterna i system online som hanteras av externa leverantörer som då agerar databiträden åt Safestep.
VILKA PERSONUPPGIFTER REGISTRERAR/BEHANDLAR SAFESTEP, OCH VARFÖR?
3.1 Därför samlar Safestep in personuppgifter
Safestep samlar in personuppgifter för att kunna hålla kontakten med kunder, leverantörer och samarbetspartners för att kunna utveckla och leverera och marknadsföra de produkter och tjänster som vi säljer till våra kunder.
3.2 Kategorier av registrerade
De registrerade som safestep.se samlar in personuppgifter för tillhör någon av följande kategorier:
Kunder
Leverantörer
Samarbetspartners
Potentiella kunder och andra intressenter som besöker Safestep webbsidor och kontaktar oss via e-post eller telefon.
KUNDER.
4.1 Därför samlar vi in och lagrar personuppgifter
När ett företag kontaktar Safestep för att beställa en produkt eller tjänst hos Safestep registrerar vi samtidigt kundens kontaktuppgifter för att kunna hantera ordern, leverera produkten/tjänsten samt för att kunna ta betalt för densamma. I samband med detta registrerar vi personuppgifter för företagets kontaktperson.
4.2 Dessa personuppgifter samlas in.
De personuppgifter vi samlar in i samband med order till Safestep är:
För- och efternamn på kontaktperson
Telefonnummer till företaget och ev kontaktperson
E-postadress till företaget alt kontaktpersonens e-postadress hos företaget
Dessutom samlas ytterligare uppgifter om kundföretaget in som inte är personuppgifter. I de fall där en enskild företagares organisationsnummer är detsamma som företagarens personnummer registreras detta som organisationsnummer.
4.3 Rättslig grund för att samla in dessa uppgifter
Rättslig förpliktelse
4.4 Så ser vi till att uppgifterna är korrekta
Vid varje ny kundorder stämmer ordermottagaren av att kontaktuppgifterna är korrekta och uppdaterar uppgifterna i affärssystemet direkt vid behov. Om kunden informerar oss om att uppgifter är inkorrekta så uppdaterar vi uppgifterna så snart vi får möjlighet under kontorstid mån-fre 08-18.
4.5 Så länge lagras uppgifterna
Enligt bokföringslagens regler om arkivering ska verifikationer sparas i 7 år. Vi sparar därför våra kontaktuppgifter för kunder i 7 år från det att beställningen bokfördes i vårt system, därefter raderas kontaktpersonens uppgifter. På begäran av kunden kan vi radera kontaktpersonens personuppgifter från kunddatabasen inom den tiden, men verifikationen måste alltid sparas och då även de uppgifter som står på den.
LEVERANTÖRER.
5.1 Därför samlar vi in och lagrar personuppgifter
När Safestep beställer komponenter, produkter, tjänster från någon av våra leverantörer så registrerar vi de uppgifter som är nödvändiga för att kunna erhålla och betala för varan/tjänsten, för att kommunicera med leverantören om densamma, samt de uppgifter som krävs för att efterleva bokföringsskyldigheten.
5.2 Dessa personuppgifter samlas in
Tillsammans med nödvändiga företagsuppgifter samlas även följande personuppgifter in:
För- och efternamn på kontaktperson
Telefonnummer till företaget eller kontaktpersonen på företaget
E-postadress till företaget eller kontaktpersonens e-post på företaget
5.3 Rättslig grund för att samla in dessa uppgifter
Rättslig förpliktelse
5.4 Så ser vi till att uppgifterna är korrekta
Vid varje ny order till leverantör stämmer den på Safestep.se som lägger ordern av att kontaktuppgifterna är korrekta och uppdaterar uppgifterna i affärssystemet direkt vid behov. Om leverantören informerar oss om att uppgifter är inkorrekta så uppdaterar vi uppgifterna så snart vi får möjlighet under kontorstid mån-fre 08-18.
5.5 Så länge lagras uppgifterna
Enligt bokföringslagens regler om arkivering ska verifikationer sparas i 7 år. Vi sparar därför våra kontaktuppgifter för leverantörer i 7 år från det att vår beställning till leverantören bokfördes i vårt system, därefter raderas kontaktpersonens uppgifter. På begäran kan vi radera kontaktpersonens personuppgifter från leverantörsdatabasen tidigare, men verifikationen måste alltid sparas och då även de uppgifter som står på den.
Samarbetspartners
6.1 Därför samlar vi in och lagrar personuppgifter
I vår dagliga verksamhet utvecklar och tillverkar vi produkter/tjänster och för att kunna genomföra det arbetet samarbetar vi med ett antal samarbetspartners. För att kunna hålla kontakt med dessa lagrar vi kontaktuppgifter för en eller flera kontaktpersoner på företaget. Dessa uppgifter registerförs dock inte, utan lagras som ostrukturerad data i bland annat epost.
6.2 Dessa personuppgifter samlas in
För- och efternamn på kontaktpersonen
Kontaktpersonens e-postadress och/eller
Kontaktpersonens telefonnummer
6.3 Rättslig grund för att samla in dessa uppgifter
Intresseavvägning
6.4 Så länge lagras uppgifterna
Uppgifterna lagras så länge som vi bedriver samarbete med partnerföretaget och så länge personen i fråga fortfarande är vår kontaktperson.
POTENTIELLA KUNDER OCH ANDRA INTRESSENTER SOM KONTAKTAR OSS VIA E-POST.
7.1 Därför samlar vi in och lagrar personuppgifter
Vi blir emellanåt kontaktade av personer som är intresserade av att få mer information om Safestep produkter/tjänster. Dessa förfrågningar kommer in via e-post eller telefon. Kontaktuppgifter för personerna i fråga lagras då för att vi ska kunna återkoppla till personen i fråga med produktinformation och eventuellt prisinformation. Dessa uppgifter registerförs inte, utan lagras som ostrukturerad data i bland annat epost.
7.2 Dessa personuppgifter samlas in
Den namnuppgift som personen har uppgivit vid kontakten med oss.
Kontaktpersonens e-postadress och/eller
Kontaktpersonens telefonnummer
7.3 Rättslig grund för att samla in dessa uppgifter
Intresseavvägning (de som mailar oss spontant)
Samtycke (de som använder något av våra mailformulär)
8 VEM HAR TILLGÅNG TILL DINA UPPGIFTER?
De personuppgifter Safestep samlar in används enbart av Safestep och för de syften som har beskrivits ovan. Vi vidarebefordrar, byter eller säljer aldrig dina data för marknadsföringsändamål till tredje part.
DINA RÄTTIGHETER.
9.1 Rätt till information
Du kan när som helst begära information om de personuppgifter vi har lagrade om dig. Kontakta oss via e-post eller telefon så sammanställer vi uppgifterna och skickar dem till dig.
9.2 Rätt till rättelse
Vi strävar alltid efter att de personuppgifter vi lagrar och hanterar ska vara korrekta och har ett flertal rutiner för att säkerställa att så är fallet. Om du trots detta upptäcker att våra uppgifter om dig är felaktiga så har du rätt att begära rättelse eller komplettering av dina personuppgifter.
9.3 Rätt till radering/bortglömning
Du har rätt att när som helst radera dina personuppgifter som behandlas av Safestep med undantag av kontaktuppgifter som finns med på en transaktion som måste sparas för att efterfölja bokföringslagen.
9.4 Rätt att lämna klagomål
Om du anser att Safestep har hanterat dina personuppgifter felaktigt kontakta oss på info@safestep.se eller 010-130 70 80 så reder vi ut problemen. Om vi inte lyckas hitta en lösning som du är nöjd med så har du även möjlighet att skicka dina synpunkter till den svenska tillsynsmyndigheten Datainspektionen via deras webb: www.datainspektionen.se (särskild webbtjänst kommer inom kort).
KONTAKTA OSS.
Om du har frågor kring hur Safestep hanterar persondata är du välkommen att kontakta oss på:
Safestep (GRP Anti-Slip Sweden AB)
Vattholmavägen 16.
754 19 Uppsala
E-post: info@safestep.se
Tel: 010-130 70 80 (vardagar 08.00-18.00)